Organiser un séminaire d’entreprise est une tâche complexe qui demande une organisation minutieuse et une attention portée sur chaque détail.
Inspirer et dynamiser ses collaborateurs lors d’un séminaire d’entreprise est un enjeu majeur, pour cela l’organisation et la clarification des objectifs, des thèmes, du format et de la logistique sont essentiels.
Dans cet article, vous retrouverez les étapes clés de la préparation et les défis à relever pour offrir une expérience unique aux participants et un souvenir mémorable.
Le succès d’un séminaire passe par une bonne l’organisation !
1 – Comment préparer son séminaire d’entreprise ?
La planification de l’événement
Tout d’abord, il est important de commencer par se questionner sur ce que l’on attend de ce séminaire. L’objectif est-il de récompenser les équipes, de rencontrer des partenaires ou des clients, de fêter un événement particulier, de lancer un nouveau produit, de présenter une nouvelle stratégie , de créer du lien ?
Les 4 premières étapes sont les suivantes :
- Définir le ou les objectifs mais aussi définir les résultats attendus sont essentiels pour avancer dans les préparatifs.
- Choisir un thème, un fil rouge qui donnera de la cohérence à l’ensemble du séminaire. Ce thème devra porter les enjeux et embarquer les participants en marquant les esprits.
- Identifier le type de séminaire : formation, motivation, lancement de produits, stratégique, team building. Chaque type de séminaire répond à des enjeux précis.
- Établir un Budget : Le budget est un élément fondamental qui influence tous les aspects du séminaire, du choix du lieu aux intervenants. Il est crucial de définir un budget réaliste qui couvre tous les coûts potentiels, y compris les imprévus.
Les Missions de l’équipe organisatrice
L’équipe en charge de l’organisation du séminaire joue un rôle essentiel dans la réussite de l’événement.
- Coordonner l’ensemble des intervenants : Un plan détaillé couvrant l’ensemble des phases du séminaire permet d’avoir une vision globale de « Qui fait Quoi ? ». Cela inclut la définition des échéances, l’attribution des responsabilités, et le suivi de l’avancement des tâches pour s’assurer que tout est en bonne voie.
- Préparer la logistique : Cela passe par la préparation des présentations, la réservation du transport et l’hébergement. L’équipe doit également s’assurer que tout le matériel nécessaire est bien prévu sur place et que la configuration du lieu respecte le cahier des charges.
- Promouvoir l’événement : Informer les participants et les inciter à s’inscrire. Les canaux habituellement utilisés sont les réseaux sociaux, les newsletters, les affichages internes…
Pensez à créer un système d’inscription efficace et simple à suivre.
- Répondre aux questions des parties prenantes : Un FAQ peut être mis en place et une personne dédiée aux questions logistiques doit être identifiée.
- Analyser les retombées et faire un bilan : Après le séminaire, l’équipe doit recueillir les feedbacks des participants et des intervenants pour évaluer le succès de l’événement et identifier les points d’amélioration. Un questionnaire en ligne envoyé dès le lendemain permet de recueillir à chaud les impressions de chacun. L’Analyse des résultats obtenus permet de préparer un rapport de synthèse. Ce bilan est essentiel pour améliorer l’organisation des futurs événements.
2 – Pourquoi un programme bien structuré est essentiel ?
Un programme bien structuré et rythmé conditionne l’intérêt des participants.
Diversité des sessions et formats
- Plénières : Ces sessions permettent de rassembler tous les participants autour de thèmes centraux. Les conférences plénières sont idéales pour les discours d’ouverture et les présentations stratégiques. Il est pertinent de prévoir des moments d’interactions pour maintenir l’attention.
- Ateliers : Les ateliers offrent aux participants l’occasion de s’engager activement. Ces formats sont particulièrement utiles pour l’apprentissage de nouvelles compétences ou l’échange d’idées.
- Activités Team building : ce sont des moments ludiques et de partage qui renforcent la cohésion d’équipe et motivent les collaborateurs. Un Team building crée une expérience collective positive et vient souvent ponctuer la fin d’un séminaire. Découvrez les activités proposées par La Bulle Workplace (lien vers https://www.labulleworkplace.com/loffre/#ateliers)
Sélection des thèmes et contenus
Le choix des thèmes et des contenus doit être aligné avec les objectifs du séminaire et les attentes des participants. Pour ce faire, il est important de :
- Comprendre les attentes des Participants : Avant de finaliser le programme, consultez les participants pour comprendre leurs attentes et leurs intérêts.
- S’aligner avec les objectifs prioritaires du séminaire : Le contenu du séminaire doit refléter les priorités et les objectifs de l’entreprise.
- Actualiser le contenu : Assurez-vous que les thèmes et les informations présentées ne sont pas trop denses pour aller à l’essentiel et marquer les esprits. En effet, mieux vaut privilégier un contenu synthétique et impactant pour maintenir l’engagement des collaborateurs.
Organisation du temps et des pauses
Un programme bien rythmé est crucial pour maintenir la concentration et la participation de tous :
- Commencer la journée de séminaire par un icebreaker pour mettre tout le monde dans de bonnes conditions de collaboration.
- Privilégier des sessions courtes : En général, les conférences plénières peuvent durer entre 45 minutes et une heure mais pas d’avantage pour éviter l’ennui et maintenir l’attention, tandis que les ateliers peuvent varier de 60 à 90 minutes.
- Inclure des pauses régulières : Les pauses sont essentielles pour permettre aux participants de se détendre et de discuter entre eux. Prévoyez des pauses-café le matin et l’après-midi, ainsi qu’une pause déjeuner suffisamment longue pour se restaurer et échanger.
- Organiser une déclusion en fin de séminaire pour que chacun exprime son ressenti. Ce temps permet d’ancrer les apprentissages et orienter les étapes post séminaire.
La diversité des formats, le choix judicieux des thèmes et une organisation bien ficelée, sont des ingrédients clés pour un séminaire réussi.
3 – Choisir le lieu idéal et les bonnes prestations
Au-delà des considérations pratiques et techniques, le choix du lieu idéal et des prestations, sont des éléments fondamentaux qui vont donner une âme à votre séminaire. Voici quelques repères pour vous aider à faire vos choix.
L’espace et les équipements techniques
Ce sont des facteurs essentiels de réussite qu’il faut gérer très en amont pour ne pas être confronté aux problèmes de disponibilité.
En effet, l’effet Waouh pour les participants qui découvrent un lieu de séminaire atypique les placent dès leur arrivée, dans les meilleures conditions de collaboration. Le lieu participe par son atmosphère, sa décoration, son agencement, à la participation, à la créativité et à l’innovation.
Cependant des éléments factuels sont à prendre en compte :
- Un lieu idéal doit être facilement accessible pour tous les participants, que ce soit par la proximité des transports en commun ou par des solutions de stationnement à proximité.
- La capacité d’accueil doit être en adéquation avec le nombre de participants attendus et le déroulé du programme. C’est à dire avec suffisamment d’espaces pour la ou les plénières, pour les ateliers prévus et les éventuelles activités team building par exemple.
- Les équipements techniques doivent être au rendez-vous avec des installations audiovisuelles de qualité et une bonne connexion Wi-Fi fiable et HD. Ces éléments sont cruciaux pour le bon déroulement des présentations et des ateliers, garantissant une expérience sans accroc.
Prestations complémentaires et ambiance
Outre les aspects techniques, l’accompagnement des équipes qui gèrent le lieu est très important. S’ils sont impliqués dans le bon déroulement de votre séminaire pour anticiper vos besoins et vous conseiller sur la meilleure marche à suivre, vous gagnerez du temps et vous pourrez vous consacrer à l’essentiel, c’est à dire, la gestion de votre événement.
Il est important de sélectionner un lieu qui propose les services suivants :
- Une restauration de qualité, qui sortent des sentiers battus et qui soient adaptés aux différents régimes alimentaires des participants.
- Des options de logement à proximité immédiate qui facilitent la logistique.
- Des activités ou des animations à mener sur place pour créer du lien.
En choisissant un lieu qui combine accessibilité, équipements techniques, prestations de qualité, on crée une expérience fluide et mémorable, assurant ainsi un bon retour sur investissement à l’entreprise.
La Bulle Workplace : 3 lieux, 2 adresses qui éveillent les sens et stimulent l’imagination
Que vous recherchiez un loft spacieux, une oasis de verdure intimiste ou un cadre exclusif avec une grande capacité d’accueil, nous avons le lieu idéal pour créer un souvenir mémorable à vos collaborateurs. Avec La Bulle, La Bulle Green et La Source, nous vous offrons une diversité de lieux atypiques pour propulser tous vos événements d’entreprise vers le succès !
La Bulle : Un loft d’exception pour favoriser la participation de chaque collaborateur
Entrez dans La Bulle, un loft spacieux de 170 m2 conçu pour accueillir jusqu’à 40 personnes. Vous pourrez vous réunir tous ensemble au salon et investir les autres pièces pour vos ateliers. Vous repartirez avec la satisfaction d’une journée efficace, productive et inspirante.
Notre promesse ? Un accompagnement discret pour que vous restiez concentré sur l’essentiel, la réussite de votre événement.
La Bulle Green : Une oasis de sérénité au cœur de Lyon
Besoin d’organiser un séminaire dans un environnement atypique ? La Bulle Green vous offre un espace de 65 m2 où la nature s’invite au milieu de l’effervescence urbaine. Ici, vous pouvez réunir vos équipes dans un environnement verdoyant qui favorise la réflexion et la cohésion d’équipe.
Cette oasis est idéale pour un séminaire intimiste, accueillant jusqu’à 20 personnes dans un cadre apaisant et inspirant.
La Source : Un cadre exclusif pour des séminaires grand format
Nichée dans le prestigieux 6ème arrondissement de Lyon, La Source est l’adresse confidentielle par excellence pour vos séminaires d’entreprise. Un loft industriel de plus de 300 m2 au design très contemporain, équipé d’espaces dédiés à vos ateliers où chaque détail est pensé pour stimuler la créativité et l’efficacité de vos équipes.
